Prometeo: Sistema de información web para la gestión de procesos a cargo de la secretaría académica de la Facultad de Ingeniería - Módulo de reserva y activación de cupo, reintegro, reembolsos y legalización de matrícula
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2024-11
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Resumen
La Facultad de Ingeniería de la Universidad El Bosque cuenta con 6 programas de posgrado y 5 de pregrado, que en conjunto suman más de 2000 estudiantes. Estos estudiantes realizan, semestre a semestre, solicitudes como reintegro, reserva y activación de cupo, reembolsos y legalización de matrícula. Actualmente, estos procesos se gestionan manualmente por los administrativos, quienes deben copiar y pegar información de un sistema a otro, lo cual genera retrasos, incrementa los errores humanos y dificulta la trazabilidad de las solicitudes, ya que se gestionan mediante diversas aplicaciones que carecen de un sistema de centralización de la información.
Para resolver estas problemáticas, se desarrolló un sistema de información web que centralizó la gestión de los procesos académicos y administrativos mencionados, mediante su implementación inicial y evaluación, se logró reducir los tiempos invertidos en dichos procesos y mejoró la trazabilidad de su manejo. El desarrollo del proyecto utilizó la metodología Scrumban y abarcó la construcción de módulos como: gestión de solicitudes, Consejo de Facultad, notificaciones, auditoría y calendario académico. Los resultados del proyecto incluyen diagramas y modelados de los módulos desarrollados, artefactos funcionales, integración con servicios de Azure y AWS, y un manejo híbrido de bases de datos SQL y NoSQL.
Descripción
Abstract
The Faculty of Engineering of Universidad El Bosque offers 6 postgraduate programs and 5 undergraduate programs, with a total enrollment of over 2,000 students. These students submit requests each semester, such as re-enrollment, seat reservation and activation, refunds, and enrollment legalization. Currently, these processes are managed manually by administrative staff, who must copy and paste information from one system to another. This approach causes delays, increases human errors, and complicates the traceability of requests, as they are handled through various applications that lack a centralized information system.
To address these issues, a web-based information system was developed to centralize the management of the mentioned academic and administrative processes. Through its initial implementation and evaluation, the system successfully reduced the time spent on these processes and improved their traceability. The project development followed the Scrumban methodology and included the construction of modules such as request management, Faculty Council, notifications, auditing, and an academic calendar. The project outcomes include diagrams and models of the developed modules, functional artifacts, integration with Azure and AWS services, and a hybrid management system combining SQL and NoSQL databases.
Palabras clave
Sistema de información web, Gestión de procesos académicos, Reducción de tiempos, Gestión administrativa
Keywords
Web Information System, Academic Process Management, Time Reduction, Administrative Management