Fase de diseño de una metodología para la gerencia de proyectos de mejoramiento desarrollados por la empresa Flores Jayvaná, en el municipio de Chía
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2018-12-10
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Resumen
En toda empresa existirán oportunidades de mejora en cualquiera de los procesos que la componen; partiendo de esas necesidades se observa una oportunidad específicamente en los proyectos que desarrolla la empresa flores Jayvaná, en donde se valida que en cada una de las fases del proceso (inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre) no hay una estandarización por parte de la compañía para la ejecución de los proyectos, permitiendo que no se tengan esas buenas prácticas que ayudan a tener mayor éxito reduciendo las probabilidades de desbalancear cualquier componente importante de la triple restricción.
Teniendo en cuenta la necesidad de la empresa flores Jayvaná se decide llevar a cabo el proyecto de implementación de una metodología que sea útil y fácil para llevar a cabo cada una de las fases del proyecto, contemplando unas buenas prácticas que permita que cada proyecto a ejecutar esté alineado con la gerencia de proyectos.
Como punto de partida se llevó a cabo un diagnóstico para determinar cuál era el estado actual de la empresa frente a la gerencia de proyectos y de allí, empezar a trabajar con todos los componentes necesarios para implementar dicha metodología.
Una vez obtenidos los resultados se empieza a trabajar sobre cada uno de los planes de la gerencia de proyectos diseñando y estructurando todo lo relacionado con la metodología que la empresa Flores Jayvaná necesita para dar una consistencia en la ejecución de sus proyectos.
El sponsor del proyecto delega una persona dentro de la compañía (profesional SIG) para validar uno a uno los documentos que se generan como insumos para el proyecto de tal manera que esos documentos que se generaron estén alineados al control documental de la compañía y que vayan acorde a sus políticas y estándares requeridos por parte de Jayvaná.
A medida que se va avanzando en el cronograma del proyecto, se mantiene al tanto al sponsor por medio de informes quincenales los cuales corresponden al seguimiento continuo de los resultados a cada corte. En estos informes se observa el estado detallado, enfocado al cumplimiento del alcance, tiempo y costo.
Finalmente se lleva a cabo la capacitación junto con la prueba de escritorio para transmitir la información de cómo deberían de hacer útil la metodología que sería implementada para proyectos futuros y para la optimización de recursos empleados, teniendo como resultado una acogida por parte del sponsor y cada uno de los interesados del proyecto.
Descripción
Abstract
In any company there will be opportunities for improvement in some of the processes that make up that; Based on these needs, a specific opportunity was observed in the projects developed by the Jayvaná flower company, where it is validated that in each of the phases of the process there is no standardization by the company for the execution of the projects, which does not It has best practices to help improve the performance of the company.
Taking into account the need of the company Jayvaná flowers, it is decided to carry out the implementation project of a methodology that is useful and easy complaint out each of the phases of the project, contemplating best practices that allow each project to be executed be aligned with project management. As a starting point, a diagnosis was carried out to determine the current status of the company in relation to project management and after that, start working with all the necessary elements to implement the methodology.
Once the results are obtained, work is started on each of the project management plans, to designing and structuring everything related to the methodology that the Flores Jayvaná company needs give a consistency in the execution of their projects.
The sponsor of the project delegated a person within the company (professional IMS) to validate one by one the documents that we were generated as inputs for the project in such a way that those documents that were generated are aligned to the documentary control of the company and that they go according to their policies and standards required by Jayvaná.
As the project schedule progresses, the sponsor is kept informed through biweekly reports, which correspond to the continuous monitoring of the results of each point of control. In these reports, detailed status is observed, focused on compliance with scope, time and cost.
Finally, the training is carried out together with the desk test to transmit the information of how they should make the methodology that would be implemented in the future projects useful and for the optimization of resources used, resulting in a reception by the sponsor and each One of the stakeholders of the project.
Palabras clave
Fase de diseño, Gerencia de proyectos de mejoramiento, PMI, Sector floricultor
Keywords
Design phase, Management of improvement projects, PMI, Flower sector