Fase de diseño físico y organizacional de un centro de acopio en la ciudad de Bogotá para el almacenamiento de los bienes muebles y enseres bajo la administración de la Sociedad de Activos Especiales S.A.S. (SAE)
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2023
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Resumen
La Sociedad de Activos Especiales S.A.S. (SAE) es una empresa de economía mixta vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, autorizada por la Ley, de naturaleza única, sometida al régimen privado, que tiene por objeto administrar bienes especiales que se encuentran en proceso de extinción de dominio o se les haya decretado extinción de dominio. El código de Extinción de Dominio, Ley 1708 de 2014, la faculta como administradora del Fondo para la Rehabilitación, Inversión Social y Lucha Contra el Crimen Organizado (FRISCO). La SAE fue la Entidad que reemplazó a la Dirección Nacional de Estupefacientes (DNE). Desde su creación en el año 2014, la Entidad se ha encargado de la recepción y administración de bienes muebles e inmuebles en proceso de extinción de dominio. En la categoría de bienes muebles se encuentra la tipología de muebles-enseres, relacionados con todos aquellos elementos y utensilios que por sus características se pueden trasladar de un lugar a otro sin perder su integridad y funcionalidad. Estos bienes son entregados a la SAE S.A.S. para su cuidado, custodia, administración y/o disposición final, producto de procesos de desalojo de bienes inmuebles a nivel nacional. Una vez entregados a la SAE S.A.S por parte de la Fiscalía General de la Nación mediante resolución, son almacenados en espacios que dispone la Entidad para tal fin, pero que no cuentan con la infraestructura necesaria para garantizar su adecuado almacenamiento, generando de esta forma daños parciales o totales en estos, y así una rápida depreciación de su valor comercial. Además, se evidencia la carencia de un sistema de inventarios que permita definir de manera ágil y eficiente su origen, registro documental, área de la Entidad responsable de su administración y proceso jurídico vigente. Los factores anteriormente mencionados se traducen en las inadecuadas prácticas de almacenamiento tales como falta de señalización y distribución mediante el uso de estanterías, así como, instalaciones locativas que garanticen el buen estado de los bienes, lo cual le genera a la Entidad un impacto negativo para sus procesos en los siguientes aspectos: ● Falta de control sobre los bienes muebles-enseres que recibe y administra. ● Demoras en los tiempos de ubicación para realizar los procesos de alistamiento y disposición temporal o final de los bienes. ● Reprocesos en la gestión de inventarios. ● Alta probabilidad en la materialización de riesgos de accidentes laborales por caída de objetos ubicados inadecuadamente. ● Demandas por parte de los propietarios de los bienes cuando se requiere su devolución y estos son entregados en condiciones de deterioro. ● Sanciones por parte de las Entidades de Control como la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República, por la inadecuada manipulación y conservación de los bienes. Creación de un diseño para una nueva estructura interna física funcional y segura que hacer parte de la propuesta a presentar a la SAE S.A.S. de un nuevo centro de acopio que permita un apropiado almacenamiento de los muebles y enseres administrados por la Entidad, distribuidos según sus necesidades operativas, así como, un fácil acceso a las instalaciones y una apropiada gestión del inventario de los bienes almacenados que por medio de una visión más completa, permita controlar los elementos incautados y desarrollar un proceso más ágil en la entrega de los activos en caso de que deban devolverse a sus propietarios o realizar su respectiva disposición final. El proyecto también incluye la creación de una propuesta de organigrama en el que se dispongan recursos humanos de la empresa o se contrate personal para los nuevos roles que se encargarán del funcionamiento, organización e inventario de los bienes muebles- enseres del Centro de Acopio de la SAE S.A.S. Lecciones Aprendidas Durante la ejecución del proyecto se materializaron principalmente tres riesgos que afectaron la ruta crítica del mismo, por tal motivo se debió llevar a cabo diferentes estrategias para poder solventar el impacto que estos riesgos tendrían sobre el proyecto. El primer riesgo materializado estuvo asociado a el abandono de la especialización por parte de un miembro del equipo, cabe resaltar que este riesgo no estaba contemplado dentro de los que habíamos evaluado para el proyecto y por lo tal impacto directamente con la triple restricción creando ajustes con los entregables relacionados a ingeniería civil ya que este era su rol. Este acontecimiento nos deja una lección aprendida donde se debe resaltar que la posibilidad de que un miembro del equipo no esté o renuncie y se debe saber actuar frente a esto ya sea con un reemplazo o presentando una solución de recorte de alcance lo cual fue la solución que en nuestro caso aplicamos para presentarle al sponsor del proyecto quien nos avaló el recorte siempre y cuando mantuvimos la línea base del proyecto intacta y sobre todo la fecha de entrega. En segunda instancia se materializó el riesgo de cambio de gobierno con las elecciones presidenciales lo cual afectó directamente el correcto desempeño del proyecto ya que todos los proyectos que estaban en ejecución en ese momento se detuvieron para esperar cómo serían los nuevos lineamientos del gobierno. Por tal motivo nuestro proyecto tuvo un impacto en cronograma de 20 días donde todos los proyectos estaban quietos a la espera de una nueva directiva, durante ese tiempo se aprovechó para reunirnos con el sponsor para revisar las acciones a tomar y qué riesgos se nos podrían materializar. Dentro de las soluciones y alternativas nos facilitó la colaboración de personas practicantes de la entidad para que nos ayudarán en el proyecto y así poder llevarlo a fin en el tiempo estipulado y teniendo presente el retraso que se estaba presentando al momento por tal motivo se aplicó en ese momento crashing gracias a la incursión de nuevas personas y la ayuda y aval del sponsor. El tercer y último gran riesgo materializado fue la negación al acceso de información por parte de la entidad ya que debido al cambio de gerencia dentro de la organización y las nuevas directrices no se nos dio el aval para el ingreso a los diferentes predios de la entidad para poder hacer el estudio y la evaluación de los mismos para poder llevar a cabo la estructura deseada. Por tal motivo se debió ejecutar un control de cambios con el aval del sponsor donde se nos aprobó la selección del predio desde información terciaria donde teníamos los datos de los predios y los estado actuales para poder clasificarlos y así poder determinar cual es el predio mas optimo para ejecutar este centro de acopio el día que se llegue a realizar. Con estos estudios de viabilidad y avalúo del terreno se presentaron los planos necesarios y se determinaron las posibles rutas de ingresos de cargue y descargue garantizando la mejor disposición de los bienes dentro del centro de acopio. En conclusión el proyecto se logró entregar en el tiempo estipulado si se presenta un recorte importante en el alcance del mismo lo cual también afectó el presupuesto reduciendo el que inicialmente se tenía destinado para el proyecto. Se entregó a satisfacción la fase de diseño para el centro de acopia de la entidad quedó una base sólida para que cuando se llegue a realizar se pueda construir este centro con base a unos diseños ya entregados y que su operación está sujeta a nuestro organigramas o procesos desarrollados con el fin de brindar el proceso más óptimo y rentable para la entidad, gracias al apoyo del director del proyecto y el sponsor en el camino logramos entregar un proyecto satisfactorio el 29 de noviembre a la SAE S.A.S.
Descripción
Abstract
Fund for Rehabilitation, Social Investment and Fight against Organized Crime (FRISCO). The SAE was the Entity that replaced the National Narcotics Directorate (DNE). Since its creation in 2014, the Entity has been in charge of the reception and administration of movable and immovable property in the process of domain forfeiture. In the category of movable property is the typology of furniture-equipment, related to all those elements and utensils that, due to their characteristics, can be moved from one place to another without losing their integrity and functionality. These goods are delivered to SAE S.A.S. for their care, custody, administration and/or final disposition, product of eviction processes of real estate at the national level. Once delivered to SAE S.A.S by the Office of the Attorney General of the Nation through a resolution, they are stored in spaces provided by the Entity for this purpose, but which do not have the necessary infrastructure to guarantee their adequate storage, thus generating damage. partial or total in these, and thus a rapid depreciation of its commercial value. In addition, the lack of an inventory system is evident that allows to define in an agile and efficient way its origin, documentary record, area of the Entity responsible for its administration and current legal process. The aforementioned factors translate into inadequate storage practices such as lack of signage and distribution through the use of shelves, as well as locative facilities that guarantee the good condition of the goods, which generates a negative impact for the Entity for its processes in the following aspects: ● Lack of control over the movable goods-items that it receives and manages. ● Delays in location times to carry out the processes of enlistment and temporary or final disposition of the goods. ● Reprocesses in inventory management. ● High probability in the materialization of risks of occupational accidents due to the fall of inappropriately located objects. ● Lawsuits by the owners of the goods when their return is required and they are delivered in deteriorated conditions. ● Sanctions by Control Entities such as the Office of the Attorney General of the Nation and the Office of the Comptroller General of the Republic, for the inadequate handling and conservation of assets. Creation of a design for a new functional and safe physical internal structure to be part of the proposal to present to SAE S.A.S. of a new collection center that allows proper storage of furniture and belongings managed by the Entity, distributed according to its operational needs, as well as easy access to the facilities and proper inventory management of stored goods that through a more complete vision, allows to control the seized elements and develop a more agile process in the delivery of the assets in case they must be returned to their owners or carry out their respective final disposition. The project also includes the creation of an organizational chart proposal in which the company's human resources are available or personnel are hired for the new roles that will be in charge of the operation, organization, and inventory of the movable goods-equipment of the Collection Center of the SAE S.A.S. Learned lessons During the execution of the project, three main risks materialized that affected its critical path, for this reason, different strategies had to be carried out in order to solve the impact that these risks would have on the project. The first materialized risk was associated with the abandonment of the specialization by a member of the team, it should be noted that this risk was not contemplated within those that we had evaluated for the project and therefore this impact directly with the triple restriction creating adjustments with the deliverables related to civil engineering since this was his role. This event leaves us a lesson learned where it should be highlighted that the possibility of a team member not being there or resigning and one must know how to act against this, either with a replacement or presenting a solution to reduce the scope, which was the solution. which in our case we applied to present to the sponsor of the project who endorsed the cut as long as we kept the baseline of the project intact and above all the delivery date. Secondly, the risk of a change of government materialized with the presidential elections, which directly affected the correct performance of the project, since all the projects that were in execution at that time were stopped to wait for what the new government guidelines would be like. For this reason, a change control had to be carried out with the endorsement of the sponsor where the selection of the property was approved from tertiary information where we had the data of the properties and the current state to be able to classify them and thus be able to determine which is the most optimal property. to execute this collection center the day it is carried out. With these feasibility studies and appraisal of the land, the necessary plans were presented and the possible routes of income for loading and unloading were determined, guaranteeing the best disposition of the goods within the collection center. In conclusion, the project was delivered in the stipulated time if there is a significant cut in its scope, which also affected the budget, reducing the one initially allocated for the project. The design phase for the collection center of the entity was delivered to satisfaction, a solid base was left so that when it is carried out, this center can be built based on designs already delivered and that its operation is subject to our organization charts or processes developed in order to provide the most optimal and profitable process for the entity, thanks to the support of the project director and the sponsor on the way we managed to deliver a satisfactory project on November 29 to SAE S.A.S.
Palabras clave
Centro de Acopio, Macroproceso, Procedimiento, Folio de matricula inmobiliaria, Entidad de economía mixta, Diseño de bodega
Keywords
Collection center, Macroprocess, Procedure, Real estate registration folio, Mixed economy entity, Cellar design