Propuesta de mejoramiento de procesos de reposición y control de inventarios en las tiendas de barrio “Super Max” y “Frutas y Verduras” para Fenaltiendas-Estudio de casos
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2021
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Resumen
Hoy en día los minimarkets y tiendas de barrio, tienen un ciclo de vida muy corto debido a las prácticas y habilidades utilizadas por los tenderos para la reposición y control de inventarios, esto según un estudio realizado por la Universidad Nacional en 2014. Se escogieron las tiendas de barrio Súper Max y Frutas & Verduras, ubicadas en el barrio San Cristóbal en la localidad de Usaquén. Los tenderos de estos establecimientos no realizan planificación de sus inventarios, ya que no tienen conocimiento de técnicas y habilidades para gestionar adecuadamente sus inventarios, lo que provoca sobrecostos y consecuencias para sus negocios.
Para el desarrollo del proyecto se utiliza un estudio de casos que tiene como objetivo encontrar problemas y patrones que tienen en común. Las variables de estudio del proyecto son el inventario perdido y las ventas perdidas. El estudio tiene un enfoque analítico y descriptivo, el cual tiene por objetivo una propuesta de mejoramiento de procesos de reposición y control de inventarios en las tiendas de barrio “Súper Max” y “Frutas & Verduras”. El proyecto se realiza con miras a otorgarle a los tenderos una propuesta de mejoramiento de los procesos que actualmente utilizan para la gestión de sus inventarios, brindando las herramientas y conocimientos necesarios para que adecuen buenas prácticas para la gestión de sus negocios.
Los hallazgos encontrados en el diagnóstico de la tienda Súper Max, son la ausencia de un sistema que registre las ventas realizadas. Adicionalmente no tienen registros del inventario en stock, por lo cual no existe ninguna planificación de sus inventarios. Los hallazgos encontrados en la tienda Frutas & Verduras, se asemejan a los de la tienda Súper Max, ya que tampoco cuentan con un sistema que registre las ventas realizadas e inventario existente. Adicionalmente, la tienda Frutas & Verduras cuenta con una categoría amplia de frutas y verduras, por lo cual decidió realizar un estudio de mermas que evidencia la falta y los excesos de inventario en algunos productos, provocando ventas e inventario perdido.
Entre de las alternativas escogidas para mejorar los procesos de reposición y control de inventarios se encuentran: el uso del modelo de inventario junto con el manual de procedimientos, que permitirá al tendero entender el paso a paso que debe seguir para estimar adecuadamente los ciclos y cantidades de abastecimiento, el Sistema POS, en donde el tendero puede llevar registros de ventas que son necesarios para alimentar el modelo, y la demarcación de máximos y mínimos en los estantes como ayuda visual, las cuales se ajustan a las necesidades del tendero.
Finalmente se realizó un plan de implementación en donde se describen las actividades para el cumplimiento, los costos y beneficios del proyecto. Los resultados de la simulación reflejan una mejora en los procesos y por tanto la disminución de sobrecostos producidos por ventas perdidas e inventario perdido. Las ventas y el inventario perdido en la tienda Súper Max se logró reducir del 3,06% a 0,96% y en la tienda Frutas y Verduras se redujo del 3,55% al 1,14%. Mediante la evaluación financiera se logró establecer que es viable puesto que el VNA es ($9.771.317) y la TIR (42%) en la tienda Súper Max y en la tienda Frutas & Verduras el VNA es ($19.532.452) y la TIR (63%).
Descripción
Abstract
Nowadays, minimarkets and neighborhood stores have a very short life cycle due to the practices and skills used by shopkeepers to replenish and control inventories, this according to a study carried out by the National University in 2014. The following were chosen. Super Max and Frutas & Verduras neighborhood stores, located in the San Cristóbal neighborhood in the town of Usaquén. The shopkeepers of these establishments do not carry out planning of their inventories, since they do not have knowledge of techniques and skills to properly manage their inventories, which causes cost overruns and consequences for their businesses.
For the development of the project, a case study is used that aims to find problems and patterns that they have in common. The project study variables are lost inventory and lost sales. The study has an analytical and descriptive approach, which has as its objective a proposal to improve the replenishment and inventory control processes in the “Super Max” and “Frutas & Vegetables” neighborhood stores. The project is carried out with the aim of providing shopkeepers with a proposal to improve the processes that they currently use to manage their inventories, providing the necessary tools and knowledge to adapt good practices for the management of their businesses.
The findings found in the diagnosis of the Super Max store are the absence of a system that records the sales made. Additionally, they do not have inventory records in stock, therefore there is no inventory planning. The findings found in the Frutas & Vegetables store are similar to those of the Super Max store, since they also do not have a system that records the sales made and existing inventory. Additionally, the Frutas & Verduras store has a wide category of fruits and vegetables, for which it decided to carry out a study of losses that shows the lack and excess of inventory in some products, causing sales and lost inventory.
Among the alternatives chosen to improve the replenishment and inventory control processes are: the use of the inventory model together with the procedures manual, which will allow the shopkeeper to understand the step-by-step they must follow to properly estimate the cycles and quantities supply, the POS System, where the shopkeeper can keep sales records that are necessary to feed the model, and the demarcation of maximums and minimums on the shelves as a visual aid, which are adjusted to the needs of the shopkeeper.
Finally, an implementation plan was made where the activities for compliance, costs and benefits of the project are described. The results of the simulation reflect an improvement in the processes and therefore the reduction of cost overruns produced by lost sales and lost inventory. Sales and lost inventory in the Super Max store were reduced from 3.06% to 0.96% and in the Fruits and Vegetables store it was reduced from 3.55% to 1.14%. Through the financial evaluation, it was possible to establish that it is viable since the NPV is ($ 9,771,317) and the IRR (42%) in the Super Max store and in the Frutas & Vegetables store the NPV is ($ 19,532,452) and the IRR (63%).
Palabras clave
Gestión de inventarios, Ventas perdidas, Inventario perdido, Mermas
Keywords
Inventory management, Lost sales, Lost inventory, Wastage