Fases de diagnóstico y diseño de un plan de mejoramiento del proceso de compras en la organización Marketing Tools Agency SAS, Bogotá, Colombia
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2024-05
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Resumen
El presente documento muestra el desarrollo del trabajo de grado titulado “Fases de diagnóstico y diseño de un plan de mejoramiento del proceso de compras en la organización Marketing Tools Agency SAS, Bogotá, Colombia”. Dentro de la organización de estudio, fueron identificadas oportunidades de mejora dentro del proceso de compras, que se encontraban directamente relacionadas con el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Frente a esto se planteó un proyecto siguiendo los lineamientos del Project Management Institute (PMI), desde las áreas de conocimiento de: Integración, Interesados, Alcance, Cronograma, Costos, Riesgos y Calidad. Dentro de la planificación del proyecto se llevó a cabo el planteamiento de los planes de gestión de cada una de las áreas de conocimiento, así como los formatos que se usarían en la implementación. Durante la ejecución, monitoreo y control, fue posible realizar un diagnóstico completo del área de compras de la organización, el planteamiento de un plan de mejora y la implementación de un piloto del mismo, todo lo anterior realizando seguimiento continuo desde la metodología planteada inicialmente. Desde el producto, se obtuvieron muy buenos resultados en la implementación, con mejoras en la comunicación entre área de trabajo dentro de la organización y gestión de proveedores, entre otros. Desde la gerencia del proyecto, se obtuvieron lecciones aprendidas relacionadas con la importancia de las holguras en la planeación del cronograma, identificación y gestión de riesgos, gestión efectiva de recursos y seguimiento constante a entregables e indicadores del proyecto, todo lo anterior para un cierre efectivo y eficaz del presente proyecto. Todos los documentos soporte, tanto de producto como de proyecto, se encuentran en el repositorio en drive del programa (TDG-2023-2-005).
Descripción
Abstract
This document shows the development of the project “Diagnosis and design phases of a plan to improve the purchasing process in the Marketing Tools Agency SAS organization, Bogotá, Colombia.” In the diagnosis of the organization process, opportunities for improvement were identified, which were directly related to the fulfillment of organizational objectives. Based on this, a project was proposed following the guidelines of the Project Management Institute (PMI), from the knowledge areas of Integration, Stakeholders, Scope, Schedule, Costs, Risks and Quality. Within the project planning, the management plans for each of the knowledge areas were proposed, as well as the formats that would be used in the implementation. During the execution, monitoring and control, it was possible to carry out a complete diagnosis of the organization's purchasing area, the formulation of an improvement plan and the implementation of a pilot, all of the above with continuous monitoring from the methodology initially proposed. From the product, good results were obtained in the implementation, with improvements in communication between the work area within the organization and supplier management, among others. From the project management, lessons learned were obtained related to the importance of slack in schedule planning, risk identification and management, effective resource management and constant monitoring of project deliverables and indicators, all of the above for an effective closure of this project. All supporting documents, both product and project, are found in the program's drive repository (TDG-2023-2-005).
Palabras clave
Diagnóstico, Diseño, Proceso de compras, Plan de mejoramiento
Keywords
DIagnosis, Design, Purchasing process, Improvement plan