Implementación del modelo de gestión de documentos electrónicos de archivos en la Universidad Nacional de Colombia
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2024-06
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Resumen
El uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) se transformará en una necesidad aún mayor durante la próxima década. Así, las entidades se enfrentarán a la carga de reducir el tiempo en el que realizan sus funciones. Esto conllevará la automatización e implementación de la gestión electrónica en la Universidad, ya que las expectativas de obtener mejores resultados con menos recursos serán fundamentales para satisfacer la calidad de los servicios brindados a los funcionarios vinculados, directa o indirectamente, con el proceso.
La Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la Universidad Nacional de Colombia ha desarrollado documentos técnicos referente a los documentos electrónicos, alineados al Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos, con el objetivo de implementar la gestión y el sistema de documentos electrónicos, para mejorar los procesos de comunicaciones oficiales internas y externas, y los componentes futuros, a fin de lograr una mejora continua en la UNAL.
Para alcanzar la meta de implementación, se requerirá el involucramiento de los funcionarios y los profesionales en esta iniciativa. Esta metodología permitirá identificar las brechas y oportunidades actuales en las oficinas académico-administrativas de la Universidad Nacional. Para ello, se recopilará toda la información de los funcionarios, contratistas e interesados relevantes.
Para cubrir las áreas estratégicas, la adquisición del SGDEA, el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. SGDEA estará compuesto por cuatro pilares estratégicos: gestión de la tecnología de las comunicaciones de la información TIC, gestión de proyectos, gestión de adquisiciones y gestión de calidad.
Por último, pero no menos importante, este proyecto de estudio de caso mejorará el conocimiento académico sobre la gestión de proyectos y la gestión de comunicaciones e información al fortalecer la gestión de proyectos en instituciones de educación superior similares.
Descripción
Abstract
The use of information and communication technologies (TIC) will become an even greater necessity in the next decade. Thus, entities will face the burden of reducing the time in which they perform their functions. This will lead to the automation and implementation of electronic management at the University, as the expectations of obtaining better results with fewer resources will be fundamental to satisfying the quality of services provided to officials linked, directly or indirectly, with the process.
The National Office of Document Management and Heritage of the National University of Colombia has developed technical documents regarding electronic documents, aligned with the Electronic Document Management Model of Archives, with the aim of implementing the management and electronic document system, to improve the processes of internal and external official communications, and future components, in order to achieve continuous improvement at UNAL.
To achieve the implementation goal, the involvement of officials and professionals in this initiative will be required. This methodology will allow identifying current gaps and opportunities in the academic-administrative offices of the National University. To this end, all information from officials, contractors and relevant stakeholders will be collected.
Likewise, the acquisition of SGDEA, the Electronic Document Management System of Archives, will be developed to cover all strategic areas. SGDEA will be composed of four strategic pillars: information and communication technology management, project management, procurement management and quality management.
Last but not least, this case study project will improve academic knowledge on project management and communications and information management by strengthening project management in similar higher education institutions.
Palabras clave
SGDEA, MGDEA, gestión documental, Documentos electrónicos, Modelo de gestión
Keywords
SGDEA, MGDEA, Document management, Electronic documents, Management model