Fase de diseño y prueba piloto del sistema de consolidación y organización de la gestión documental de la empresa Proyectistas Asociados S.A.S.
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Fecha
2020-12-10
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Resumen
El presente proyecto tiene como objeto desarrollar la Fase de Diseño y Prueba Piloto del Sistema de Consolidación y Organización de la Gestión Documental de la Organización PROYECTISTAS ASOCIADOS SAS, acorde a la normatividad específica y vigente del Archivo General de la Nación (AGN) y garantizar el estricto cumplimiento del tiempo mínimo de custodia de la documentación por cada una de las áreas de la organización y reducir a 0% de perdida documental.
Para el desarrollo del proyecto en mención y la aplicación de las buenas prácticas en gerencia de proyectos con base en LA GUÍA DEL PMBOK 6ta EDICIÓN y la normatividad vigente del Archivo General de la Nación, en el cual se evaluó la necesidad del proyecto y la correcta aplicación de las áreas de conocimiento de acuerdo a lo establecido por el PMI, para su correcta planificación, ejecución, control y cierre del proyecto durante las etapas del ciclo del producto con el fin de asegurar el éxito del mismo, en el cual se establecieron procedimientos y formatos alineados al cumplimiento de la normatividad.
El desarrollo del proyecto en mención se concluye con el desarrollo de un sistema de consolidación de gestión documental en SharePoint, que permite llevar el control de versión de cada documento y su histórico, así como la protección de cada documento guardado en el repositorio y la categorización de cada documento por cada área de la organización a su vez la fácil búsqueda de un documento específico y la generación de alertas cuando un documento tenga cambios.
Descripción
Abstract
The purpose of this project is to develop the Design and Pilot Test Phase of the Consolidation and Organization System of Document Management of the Organization PROYECTISTAS ASOCIADOS SAS, according to the specific and current regulations of the General Archive of the Nation (AGN) and guarantee the Strict compliance with the minimum time of custody of the documentation for each of the areas of the organization and reduce to 0% of document loss.
For the development of the project in question and the application of good practices in project management based on THE PMBOK GUIDE 6th EDITION and the current regulations of the General Archive of the Nation, in which the need for the project and the correct application of the areas of knowledge according to the PMI, for its correct planning, execution, control and closure of the project during the stages of the product cycle in order to ensure its success, in which procedures and formats aligned to compliance with regulations.
The development of the aforementioned project is concluded with the development of a document management consolidation system in SharePoint, which allows to carry out the version control of each document and its history as well as the protection of each document saved in the repository and the categorization of each document by each área of the organization as well as the ease of searching for specific documents and the generation of alerts when a document has changes.
Palabras clave
Archivo, PMI, Normatividad, Gerencia
Keywords
Project, Management, SharePoint, Regulations