Propuesta de mejora en el manejo de la información para el área de gerencia de operaciones en la empresa Peybu S.A.S
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Resumen
Propuesta de mejora en el manejo de la información para reducir errores y reprocesos en los procesos operativos en la empresa PEYBU S.A.S.
La presente tesis tiene como objetivo diseñar una propuesta de optimización para la gestión documental en la empresa PEYBU S.A.S., en respuesta a las deficiencias actuales que incluyen pérdida de información, duplicidad de archivos y baja trazabilidad de documentos. A partir de un diagnóstico interno y la revisión de modelos teóricos de gestión documental, transformación digital y adopción tecnológica, se propone la implementación de una plataforma especializada que permita mejorar la organización, el control y el acceso a los datos críticos de la empresa.
El enfoque metodológico es de tipo descriptivo con un diseño mixto, combinando análisis cualitativo y cuantitativo para identificar necesidades específicas y evaluar la receptividad de los colaboradores hacia el cambio tecnológico. Los resultados indican una alta disposición del personal para adoptar nuevas herramientas, lo cual favorece la viabilidad de la propuesta.
La solución planteada integra buenas prácticas internacionales en gestión documental (ISO 15489-1:2016) y estrategias de transformación digital adaptadas al contexto de las MiPymes colombianas (Sánchez Gómez, Chaparro Cajamarca, et al., 2025). Se espera que la implementación de esta herramienta reduzca errores operativos, optimice tiempos de búsqueda de información y fortalezca la coordinación interáreas, contribuyendo así al crecimiento sostenible y competitivo de PEYBU S.A.S.
Descripción
Abstract
This thesis aims to design a proposal for optimizing document management at the company PEYBU S.A.S., in response to current deficiencies such as information loss, file duplication, and low document traceability. Based on an internal diagnostic and a review of theoretical models related to document management, digital transformation, and technology adoption, the implementation of a specialized platform is proposed to improve the organization, control, and access to the company’s critical data.
The methodological approach is descriptive with a mixed design, combining qualitative and quantitative analysis to identify specific needs and assess employee receptiveness to technological change. The results indicate a high willingness among staff to adopt new tools, which supports the feasibility of the proposal.
The proposed solution integrates international best practices in document management (ISO 15489-1:2016) and digital transformation strategies adapted to the context of Colombian SMEs. It is expected that the implementation of this tool will reduce operational errors, optimize information retrieval times, and strengthen interdepartmental coordination, thereby contributing to the sustainable and competitive growth of PEYBU S.A.S.
Palabras clave
Duplicidad de Archivos, Eficiencia Operativa, Gestión Documental, Herramienta Tecnológica, Transformación digitalx, Trazabilidad Documental