Diseño y validación de un sistema de control y gestión de inventarios para medicamentos en la Unidad Médica Oncolife sede Bogotá
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Resumen
La presente investigación tiene como objetivo diseñar y validar un sistema de control y gestión de inventarios para medicamentos en la Unidad Médica Oncolife, sede Bogotá. Esta institución de salud privada especializada en oncología enfrenta actualmente diversos desafíos en el manejo de sus inventarios, tales como pérdida de medicamentos, vencimientos, retrasos en los pedidos y falta de estandarización en los procesos de reabastecimiento.
Estas falencias afectan la continuidad en la entrega de tratamientos oncológicos, generando impactos negativos en la atención al paciente y en los indicadores de calidad exigidos por los entes reguladores. Ante esta problemática, se plantea un proyecto estructurado bajo principios de la gerencia de proyectos, el cual se fundamenta en teorías de gestión de inventarios, así como en el cumplimiento del marco normativo colombiano vigente. El estudio emplea una metodología de enfoque mixto, combinando técnicas cuantitativas y cualitativas para realizar un diagnóstico integral del sistema actual. En el componente cuantitativo, se analizan registros históricos de entradas, salidas, vencimientos y desabastecimientos de medicamentos. En el cualitativo, se aplican entrevistas, observación directa y grupos focales con el personal administrativo, médico y de farmacia, con el fin de conocer percepciones, identificar necesidades y validar el diseño del sistema propuesto.
El proyecto busca desarrollar un sistema automatizado que permita el registro, seguimiento y control eficiente de los medicamentos, garantizando la trazabilidad, disponibilidad oportuna, y reducción de pérdidas. Asimismo, se espera que este sistema facilite la toma de decisiones basada en datos confiables, contribuya a la optimización de recursos y fortalezca la calidad del servicio prestado por Oncolife.
Descripción
Abstract
This research aims to design and validate an inventory control and management system for medications at the Oncolife Medical Unit in Bogotá. This private healthcare institution, specialized in oncology, currently faces several challenges in managing its inventories, such as medication losses, expirations, order delays, and a lack of standardization in restocking processes. These shortcomings disrupt the continuity of oncological treatments, negatively impacting patient care and compliance with the quality standards required by regulatory entities.
To address this issue, a structured project is proposed based on project management principles. It is grounded in inventory management theories and aligned with current Colombian regulatory frameworks.
The study adopts a mixed-methods approach, combining quantitative and qualitative techniques to carry out a comprehensive diagnosis of the current system. The quantitative component involves analyzing historical records of medication entries, exits, expirations, and shortages. The qualitative component includes interviews, direct observation, and focus groups with administrative, medical, and pharmacy staff to gather insights, identify unmet needs, and validate the proposed system design.The project aims to develop an automated system that enables efficient recording, monitoring, and control of medications, ensuring traceability, timely availability, and loss reduction. Additionally, the system is expected to support data-driven decision-making, contribute to resource optimization, and enhance the quality of services provided by Oncolife.
Palabras clave
Gestión de inventarios, Medicamentos oncológicos, Suministros médicos, Reducción de costos