Sistema de gestión de permisos basado en RPA para el acceso para aliados y terceros en el Centro Comercial Fontanar
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2025-05
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Resumen
Este trabajo de grado abordó la dificultad operativa en la gestión manual de accesos y permisos para aliados comerciales y proveedores en el Centro Comercial Fontanar. Con un volumen diario de 40 a 60 solicitudes para actividades cruciales como mantenimiento y remodelaciones, la dependencia en la gestión de estas solicitudes de un único encargado generaba retrasos de hasta seis días, afectando la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente. Para subsanar esta problemática, se diseñó e implementó un sistema automatizado utilizando Microsoft Power Platform e integrando Automatización Robótica de Procesos (RPA), bajo una metodología Scrum. La solución abarca la automatización del registro y flujos de aprobación, monitoreo, notificación automática y validación de documentos, complementado con análisis de rendimiento mediante Power BI. El sistema, ya operativo, ha logrado una reducción significativa en los tiempos de procesamiento, con una mediana de 21.73 segundos y una media de 24.23 segundos por solicitud, obteniendo un índice de éxito del 99.89% en 453 ejecuciones hasta el 3 de abril de 2025. La satisfacción del usuario es alta, con el 100% de los encuestados reportando una mejora en el proceso de solicitudes y más del 90% calificando la experiencia como excelente o buena y la facilidad de uso como "muy fácil" o "aceptable". Este sistema ha transformado la gestión de permisos en el Centro Comercial Fontanar, estableciendo un modelo de control de accesos eficiente, seguro y de alta calidad.
Descripción
Abstract
This thesis addressed the operational difficulty in the manual management of access and permits for commercial partners and suppliers at Fontanar Shopping Center. With a daily volume of 40 to 60 requests for crucial activities such as maintenance and remodeling, reliance on a single person for processing these requests led to delays of up to six days, impacting operational efficiency and client satisfaction. To overcome this issue, an automated system was designed and implemented using Microsoft Power Platform and integrating Robotic Process Automation (RPA), under a Scrum methodology. The solution encompasses automated registration and approval flows, monitoring, automatic notifications, and document validation, complemented by performance analysis via Power BI. The system, now operational, has significantly reduced request processing times, with a median of 21.73 seconds and an average of 24.23 seconds per request, achieving a 99.89% success rate in 453 executions as of April 3, 2025. User satisfaction is high, with 100% of respondents reporting an improvement in the request process and over 90% rating the experience as excellent or good, and ease of use as "very easy" or "acceptable". This system has transformed permit management at Fontanar Shopping Center, establishing an efficient, secure, and high-quality access control model.
Palabras clave
Programación Automática, Gestión y Coordinación Organizacional, Robots Comerciales y Aplicaciones, Gestión e Integración de Procesos de Negocio, Función en Sistemas Robóticos
Keywords
Automatic Programming, Organizational management and coordination, Commercial robots and applications, Business Process Management & Integration, Function in robotic systems