Aporte a la implementación de un sistema de gestión documental para el manejo óptimo de materiales, reactivos y residuos en los laboratorios del departamento de Química y Programa de Química Farmacéutica de la Universidad El Bosque
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Resumen
El presente trabajo de grado aporta al fortalecimiento del sistema de gestión documental para el manejo de materiales, reactivos y residuos en los laboratorios del Departamento de Química y del Programa de Química Farmacéutica de la Universidad El Bosque, mediante la alineación de los procesos institucionales con los lineamientos de la ISO 9001:2015, las Buenas Prácticas de Laboratorio y la normativa ambiental vigente.
Como resultado, se diseñó e implementó un Procedimiento Operativo Estándar (POE) para la compra, recepción, almacenamiento y dispensación de reactivos, logrando estandarizar actividades críticas y mejorar la trazabilidad documental. Adicionalmente, se realizó un plan de mapeo para la adquisición y gestión de materiales, incluyendo la creación de un Kardex digital que consolida el inventario de consumibles y facilita el seguimiento de entradas y salidas en tiempo real, contribuyendo a la toma de decisiones y uso eficiente de recursos. Finalmente, se elaboró y socializó un instructivo didáctico para la disposición general de residuos químicos, acompañado de un proceso de seguimiento mediante listas de chequeo e indicadores que permitirán evaluar la reducción de no conformidades y la apropiación de buenas prácticas por parte de los usuarios.
Estos avances representan un aporte directo al fortalecimiento del sistema de gestión de calidad en los laboratorios universitarios, mejorando la organización operativa, la seguridad y la sostenibilidad ambiental dentro del entorno académico.
Descripción
Abstract
This thesis contributes to strengthening the document management system for handling materials, reagents, and waste in the laboratories of the Chemistry Department and the Pharmaceutical Chemistry Program at Universidad El Bosque by aligning institutional processes with the guidelines of ISO 9001:2015, Good Laboratory Practices, and current environmental regulations.
As a result, a Standard Operating Procedure (SOP) was designed and implemented for the purchase, receipt, storage, and dispensing of reagents, standardizing critical activities and improving document traceability. In addition, a mapping plan was developed for the acquisition and management of materials, including the creation of a digital Kardex that consolidates the inventory of consumables and facilitates real-time tracking of entries and exits, contributing to decision-making and the efficient use of resources. Finally, educational instructions were developed and disseminated for the general disposal of chemical waste, accompanied by a monitoring process using checklists and indicators that will allow for the evaluation of the reduction of non-conformities and the adoption of good practices by users.
These advances represent a direct contribution to strengthening the quality management system in university laboratories, improving operational organization, safety, and environmental sustainability within the academic environment.
Palabras clave
Sistema de gestión documental, Procedimiento Operativo Estándar, Materiales y reactivos, Laboratorio académico