Diseño e implementación del proceso de digitalización en sucursal de Cruz Verde Compensar Kennedy, Bogotá D.C
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Resumen
La digitalización de documentos se ha convertido en un desafío estratégico para las empresas del sector salud, debido a la falta de optimización en los procesos, especialmente cuando se requiere mantener trazabilidad, control y acceso oportuno a la información. Droguerías y Farmacias Cruz Verde S.A.S., en cumplimiento de los estándares exigidos por la EPS Compensar, lidera un proyecto orientado al diseño e implementación de un sistema de gestión documental digital en su sucursal Compensar Kennedy (Bogotá D.C.), con el propósito de mejorar la eficiencia operativa, la reducción de glosas en salud y el cumplimiento normativo en la entrega de medicamentos e insumos. El diagnóstico inicial identificó problemáticas como la pérdida de documentos físicos, inconsistencias en la facturación y falta de estandarización, que afectan negativamente los procesos internos. En respuesta, el proyecto establece como objetivo principal la transformación digital del archivo documental clave (fórmulas médicas, váuchers de dispensación, volantes de autorización), buscando reducir reprocesos, mejorar la trazabilidad, garantizar la disponibilidad de la información y cumplir con los lineamientos del Archivo General de la Nación y la Superintendencia de Salud. La propuesta metodológica incluye un enfoque cualitativo y aplicado, desarrollado mediante observación directa, revisión documental y participación activa del equipo de la sucursal. Se elaboraron e implementaron planes de gestión del alcance, cronograma, costos, calidad, interesados, configuración y riesgos, alineados con el PMBOK® Guide – Sixth Edition (PMI, 2017). Además, se identificaron y mitigaron riesgos operativos, legales y tecnológicos bajo estándares internacionales (Hillson, 2009), y se aplicaron estrategias de capacitación y comunicación con stakeholders, según recomendaciones de Bourne (2015). Como resultado, se mejoró la organización y consulta de documentos, se redujeron errores en la facturación y se optimizaron los tiempos de respuesta. El sistema digital implementado demostró ser escalable, seguro y eficiente, permitiendo además una adaptación sostenible a los cambios tecnológicos y regulatorios. Este proyecto se convierte así en un modelo replicable en otras sucursales, consolidando una cultura de gestión documental digital que fortalece la competitividad, sostenibilidad y resiliencia operativa de la organización.
Descripción
Abstract
Document digitization has become a strategic challenge for healthcare companies due to inefficiencies in processes, especially when traceability, control, and timely access to information are required. Droguerías y Farmacias Cruz Verde S.A.S., in compliance with the standards set by EPS Compensar, leads a project aimed at the design and implementation of a digital document management system at its Compensar Kennedy branch (Bogotá D.C.). The goal is to enhance operational efficiency, reduce billing rejections (glosas), and ensure regulatory compliance in the delivery of medicines and supplies. The initial diagnosis identified major issues such as loss of physical documents, billing inconsistencies, and lack of standardization, which negatively affect internal operations. As a response, the project’s main objective is the digital transformation of critical records (medical prescriptions, dispensing vouchers, authorization forms), aiming to reduce rework, improve traceability, ensure information availability, and comply with national archival and health regulations. The methodological approach includes a qualitative and applied framework, developed through direct observation, document review, and active involvement of the branch team. Management plans for scope, schedule, cost, quality, stakeholders, configuration, and risks were developed and implemented, aligned with the PMBOK® Guide – Sixth Edition (PMI, 2017). Operational, legal, and technological risks were identified and mitigated based on international standards (Hillson, 2009), and training and stakeholder communication strategies were applied as recommended by Bourne (2015). As a result, document organization and retrieval improved significantly, billing errors decreased, and response times were optimized. The implemented system proved to be scalable, secure, and efficient, enabling a sustainable adaptation to technological and regulatory changes. This project thus becomes a replicable model for other branches, fostering a digital document management culture that strengthens the organization’s competitiveness, sustainability, and operational resilience.
Palabras clave
Proceso de digitalización, Glosa en salud, Dispensación, Power BI, Power Query, Volante de autorización, Fórmula médica, Váucher de dispensación, Repositorio