Diseño y validación de una ruta de gestión que permita potencializar el nivel de madurez en el control interno de baja y devolución de activos fijos de la Universidad El Bosque en Bogotá-Colombia
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Resumen
Este trabajo de grado tiene como objetivo principal diseñar y validar una ruta de gestión para potenciar el nivel de madurez en el control interno del procedimiento de baja y devolución de activos fijos de la Universidad El Bosque. Mediante un análisis detallado del proceso actual, se identificaron brechas y oportunidades de mejora claves, para optimizar la eficiencia y la transparencia del procedimiento, se emplearon metodologías de gestión de proyectos con enfoque en PMI y herramientas que permitan una mejora continua, permitiendo establecer un modelo estructurado y alineado con la estrategia y políticas institucionales.
El control interno de los activos fijos es crucial para asegurar la coherencia entre los bienes tangibles y los estados financieros, así como la veracidad ante entes reguladores como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y cumplimiento de normas. Este proyecto busca no solo fortalecer el control interno, sino también garantizar la operatividad de los procedimientos establecidos para la baja y devolución de activos, abordando problemas como la ambigüedad en flujos de aprobación, falta de asignación de responsabilidades, reprocesos por formatos incompletos y errores en él diligenciamiento y tiempos de respuesta prolongados.
La propuesta incluye el diseño de flujos claros de aprobación según categorías de activos, capacitación a los usuarios internos, y el uso de herramientas tecnológicas para asegurar trazabilidad en el ciclo de vida de los activos, no obstante, se sugiere realizar tomas físicas de inventarios de activos fijos en busca de actualizar los sistemas de información y digitalizar el procedimiento a través de los sistemas existentes. Esto contribuirá a optimizar recursos, reducir tiempos de gestión, mejorar la percepción del servicio y tener información de calidad en tiempo real.
Descripción
Abstract
The main objective of this thesis is to design and validate a management route to improve the level of maturity in the internal control of the procedure for the disposal and return of fixed assets at El Bosque University. Through a detailed analysis of the current process, key gaps and opportunities for improvement were identified. To optimize the efficiency and transparency of the procedure, project management methodologies with a focus on PMI and tools that enable continuous improvement were used, allowing for the establishment of a structured model aligned with institutional strategy and policies.
Internal control of fixed assets is crucial to ensure consistency between tangible assets and financial statements, as well as accuracy before regulatory bodies such as the National Tax and Customs Directorate and compliance with regulations. This project seeks not only to strengthen internal control, but also to ensure the operability of established procedures for the disposal and return of assets, addressing issues such as ambiguity in approval flows, lack of assignment of responsibilities, reprocessing due to incomplete forms and errors in their completion, and prolonged response times.
The proposal includes the design of clear approval flows according to asset categories, training for internal users, and the use of technological tools to ensure traceability throughout the asset lifecycle. However, it is suggested that physical inventories of fixed assets be taken in order to update information systems and digitize the procedure through existing systems. This will contribute to optimizing resources, reducing management times, improving service perception, and providing quality information in real time.
Palabras clave
Activo fijo, Baja de activos fijos, Devolución de activos fijos, Obsolescencia, Vida útil, Control interno, Ruta de gestión, Madurez organizacional, Trazabilidad de la información, Modelo de madurez, Gestión de riesgo, Gestión de calidad, Auditoría Interna