Plan de mejora en los procesos del departamento de cartera y tesorería de El Pomar
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Fecha
2019
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Resumen
Según lo evidenciado en el organigrama organizacional de la Empresa El Pomar, uno de los departamentos más importantes del área administrativa y financiera es el departamento de cartera y tesorería, por esta razón se decidió realizar una entrevista situacional a la Gerente Administrativa y Financiera la cual determinó que efectivamente allí es donde encontraban una amplia cantidad de opciones de mejora que necesitaban una intervención. Primero para corroborar esta información se realizaron 6 entrevistas a profundidad entre el personal del departamento con la finalidad de documentar los procesos actuales a través de flujogramas, teniendo en cuenta que estos no existían. Finalmente, la documentación dio como resultado la creación de 18 flujogramas basados en los cuatro procesos más importantes dentro del departamento para luego realizar un análisis situacional, que son: cobro de Cartera, pago a proveedores, estudio de crédito a clientes y manejo de caja menor, de esta manera se lograron los hallazgos iniciales que mostraban que el departamento actualmente no contaba con los lineamientos y procedimientos formales documentados que permitieran realizar una medición de la gestión de una manera eficiente, lo que ha hecho que muchos procedimientos sean realizados de manera bastante operativa con tiempos de realización largos, por otro lado se encontró que el departamento cuenta con un personal que evidencia altas competencias para la realización de tareas operativas, pero no para llevar a cabo actividades estratégicas; estos hallazgos llevaron a la construcción de la pregunta de investigación: ¿Con la implementación de nuevos lineamientos y procedimientos se logrará mejorar la gestión de los procesos dentro del departamento de cartera y tesorería en la Empresa El Pomar?. Con el objetivo de dar respuesta a esta pregunta se estructuró la propuesta de acción de mejora aplicable al departamento investigado, la cual se centra principalmente en la tecnificación y modificación de los procesos encontrados más operativos sin interferir en su funcionalidad, asimismo proponer una metodología que logre modificar la cultura organizacional actual hacia un enfoque más estratégico; el resultado que se busca con esta intervención es reducir tiempos, costos en la realización de las tareas diarias y generar un mayor control.
Descripción
Abstract
As evidenced in the organizational organization chart of the El Pomar Company, one of the most important departments of the administrative and financial area is the portfolio and treasury department, for this reason it was decided to conduct a situational interview with the Administrative and Financial Manager who determined that it was indeed where they found a wide range of improvement options that needed intervention. First to corroborate this information, 6 in-depth interviews were conducted between the department's staff in order to document the current processes through flowcharts, considering that these did not exist. Finally, the documentation resulted in the creation of 18 flowcharts based on the four most important processes within the department and then performing a situational analysis, which are: portfolio collection, payment to suppliers, credit study to customers and small cash management, thus achieving the initial findings that showed that the department did not currently have the formal guidelines and procedures documented to allow a measurement of management in a way efficient, which has made many procedures quite operational with long completion times, on the other hand it was found that the department has a staff that shows high competencies for carrying out tasks operational, but not to carry out strategic activities; these findings led to the construction of the research question: Will the implementation of new guidelines and procedures improve the management of processes within the portfolio and treasury department at El Pomar Company?. In order to answer this question, the proposal for improvement action applicable to the investigated department was structured, which focuses mainly on the technicalization and modification of the most operational processes without interfering with its functionality, also propose a methodology that manages to change the current organizational culture towards a more strategic approach; the result that is sought with this intervention is to reduce times, costs in the realization of daily tasks and generate greater control.
Palabras clave
Procesos, mejoramiento, Cartera, Organización, Propuesta